Wie das Studienbüro den digitalen Unistart erlebt

Lange bevor das Semester für uns Studis startete, krempelten die Dozierenden den Unibetrieb einmal auf digital. Statt 700 Hausarbeiten im Briefkasten erreichten das IfP-Studienbüro mindestens genauso viele Email-Nachfragen zum neuen Semester. Über Stempelprobleme und Kindergeschrei. Ein Gastbeitrag von Vanessa Zauner.

Foto: Jonas Pospesch

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Dieses Sommersemester wird wohl vielen in Erinnerung bleiben: Natürlich wegen des Coronavirus an sich, aber auch wegen der ungewöhnlichen Maßnahmen, die aufgrund dessen ergriffen wurden. Alle Lebensbereiche sind betroffen und dementsprechend auch das universitäre Lehren, Forschen und Lernen. 

Was bedeutet ein „digitales Semester“ für die Lehrenden am IfP und vor allem für das Management von Studium und Lehre? Für uns als wissenschaftliche Mitarbeiter*innen: eine enorme Umstellung. Und speziell für das Studienbüro Publizistik zusätzlich eine Menge organisatorischer und koordinierender Aufgaben, die unvermittelt auf uns zukamen.  Als Studienbüro war und ist es unsere Aufgabe, neue Entwicklungen an unsere Kolleg*innen weiterzuleiten und uns Umsetzungsmöglichkeiten für beschlossene Corona-Maßnahmen zu überlegen. Zudem kommunizieren wir im Rahmen der Studienberatung alle wichtigen Informationen an die Studierenden und klären in unseren Sprechstunden weiterhin Anliegen aller Art. Doch wie kommuniziert und arbeitet man zuverlässig in einer Phase, in der fast jeder Tag neue Maßnahmen und Vorschriften mit sich bringt und alte Regelungen nicht mehr gelten? Wie bereitet man sich am besten auf eine Art der Lehre vor, die für die meisten Dozierenden völlig neu ist? 

Aber der Reihe nach. 

Mitte März: Semesterstart verschoben, Sprechstunden via Telefon und Mail

Die Bundesregierung beschließt erste Corona-Maßnahmen. Bereits eine Woche zuvor entschloss sich das Studienbüro Publizistik auf Empfehlung des Dekanats, Sprechstunden ab sofort nicht mehr persönlich abzuhalten. Zum Schutz der Mitarbeiter*innen, aber natürlich auch der Studierenden, die mit ihren Anliegen normalerweise in unsere Büros kommen. Diese Empfehlung umzusetzen war recht einfach, da viele Anliegen auch per Email oder am Telefon geklärt werden können. Der Start des Sommersemesters wurde zeitgleich um eine Woche nach hinten, auf den 20. April, verschoben. Das bedeutete für uns als Lehrende zunächst einmal eine Sitzung weniger, die wir planen und vorbereiten mussten – dies umzusetzen war ebenfalls eine Kleinigkeit im Vergleich zu dem, was da noch kommen sollte. 

18. März: Frist für Hausarbeiten verlängert 

Für das Studienbüro war lange unklar, wann und wie die Abgabe der Hausarbeiten am 20. März stattfinden sollte. Denn es wäre doch sehr inkonsequent, wenn man persönliche Sprechstunden vermeidet, dann aber hunderte Studierende vor Ort ihre Hausarbeiten abgegeben lässt. Bereits Anfang März waren erste Kontaktbeschränkungen zwar noch nicht eingeführt, aber stark absehbar. 

Digitale Abgabe statt Briefkasten-Besuch im IfP

Diese traten dann auch pünktlich zum geplanten Abgabetermin in Kraft, und somit war für das Studienbüro sehr schnell klar, dass eine persönliche Abgabe von über 700 Hausarbeiten im Institutsflur keine Option darstellt – weder für Frau Dunkel, die die Arbeiten traditioneller Weise entgegennimmt, noch für die Studierenden, die sich am Abgabetag in großer Zahl im gesamten Institut tummeln. Es musste also schnellstmöglich ein Konzept entworfen werden, das eine papierlose Abgabe der Hausarbeiten ermöglicht. Wir einigten uns auf eine Abgabe in elektronischer Form per Email, was rückblickend auch gut funktioniert hat. Der Aufwand, die neue Situation an Studierende und Lehrende eindeutig und ohne Missverständnisse zu kommunizieren und die digital abgegebenen Arbeiten aller Dozierenden lückenlos zu dokumentieren, war allerdings unerwartet groß. 

Nach einigem Hin und Her und der Schließung der Bibliothek wurde der Abgabetermin am IfP dann doch noch auf den 20. April verschoben, ein paar Tage später wurde diese Regelung zentral von der Hochschulleitung für alle Fachbereiche der Universität beschlossen. Für die Studierenden eine gute Maßnahme, allerdings warf sie jedoch die Korrektur-Zeitpläne einiger Lehrender durcheinander: Wurden die Hausarbeiten sonst meist vor Vorlesungsbeginn und damit in einer etwas ruhigeren Zeit abgegeben, lag der neue Abgabetermin nun direkt am Anfang der etwas turbulenteren Vorlesungszeit. 

Mündliche Prüfungen per Skype

In der Zwischenzeit (wir bewegen uns zeitlich immer noch Mitte März) erreichte das Studienbüro die Nachricht der Hochschulleitung, dass keine Prüfungen mehr durchgeführt werden dürfen, die physische Präsenz erfordern. Diese Maßnahme umzusetzen erwies sich wesentlich komplizierter, als die Abgabe der Hausarbeiten zu planen. Mündliche Abschlussprüfungen wurden kurzfristig abgesagt – vorerst ohne Alternativtermin. Für die betroffenen Studierenden, bei denen es sich oftmals um die letzte noch offene Leistung vor dem Studienabschluss handelte, war das natürlich ein Schock. Klausuren waren am IfP davon zum Glück nicht betroffen, da die alle schon geschrieben waren. Im Studienbüro versuchten wir, eng mit dem Prüfungsamt in Kontakt zu stehen und die Betroffenen bestmöglich mit den spärlichen Informationen zu versorgen, die wir vom Ministerium und der Hochschulleitung bekommen hatten. Umso erleichterter waren wir, als Ende April endlich klar war, dass diese wichtigen letzten Abschlussprüfungen in Ausnahmefällen per Skype for Business von Zuhause aus durchgeführt werden dürfen. Eine sehr skurrile Prüfungssituation für beide Seiten, Dozierende und Abschlusskandidat*innen – aber diese Maßnahme erweist sich nach einigen erfolgreichen Prüfungen als akzeptable Alternative. 

23. März: Die JGU geht in den Notbetrieb

Am 23. März ging die Universität dann offiziell in den Notbetrieb über – alle Mitarbeiter*innen, die im Home Office arbeiten können (sofern sie das nicht bereits taten), sollten dies nun tun und nur in dringenden Ausnahmen den Campus oder die Institute betreten. Zu diesem Zeitpunkt war klar, dass das Sommersemester zumindest ohne Präsenzlehre starten würde. Weiterer Verlauf: unklar. Das Studienbüro hatte aber schon eine leise Ahnung, dass eine Rückkehr zur Präsenzlehre im laufenden Semester immer unwahrscheinlicher würde. Anfang April wurde diese Vermutung dann von offizieller Seite bestätigt und das Ergebnis nehmen Sie gerade alle in Form von rein digitaler Lehre wahr.  

Wer beschließt was? Ein Blick hinter die Kulissen

Natürlich werden solche Maßnahmen und Alternativen nicht einfach willkürlich vom Studienbüro oder dem Geschäftsführenden Leiter des IfP beschlossen. Jeder seitens der Hochschulleitung kommunizierten Maßnahme folgt der Kommunikationsfluss durch alle Abteilungen der Universität und die Konzeption von Umsetzungsmöglichkeiten. Jedem Vorschlag folgt ein mehr oder weniger langer Abstimmungsprozess, an dem mehr oder weniger viele Personen oder Gremien beteiligt sind. Für das Studienbüro bedeutet dies vor allem eins: warten. Warten auf Entscheidungen, die dann sowohl an Lehrende als auch Studierende kommuniziert werden können. Immer in der Hoffnung, dass sich die Lage nicht schnell wieder in eine völlig andere Richtung ändert und wir kommunikativ einschreiten müssen. Das war natürlich auch in der Beratung nicht immer einfach: Antworten, die wir auf Fragen gaben, konnten im schlimmsten Fall noch am selben Tag ungültig werden. Wir entwickelten aber schnell eine Art Krisenkommunikationsstrategie, die – wenn wir das Feedback richtig deuten – angesichts der Umstände ziemlich gut funktioniert hat und dies immer noch tut. 

Unterschriften: kein Problem, Stempel: Problem!

Erschwerend zu diesen langen Abstimmungs- und Feedbackprozessen kommt für alle Mitarbeiter*innen des Instituts der Umstand des Home Office hinzu: Anliegen, die wir normalerweise durch einen Gang ins nächste Büro oder mit den Studierenden persönlich im Büro klären, müssen nun per Telefon, Skype oder Email besprochen werden. Auch Sie kamen sicher in den letzten Wochen alle in den Genuss von Technikproblemen, die natürlich auch uns nicht verschont haben. Dokumente müssen zudem weiterhin mit Unterschriften (kein Problem) und Stempeln (Problem!) versehen werden. Auch sind für einige Vorgänge weiterhin die Originaldokumente nötig. Und so geht es zumindest für uns Studienbüro-Mitarbeiter*innen doch nicht ganz ohne kurze Besuche im Georg-Forster-Gebäude: Etliche Dokumente werden vorbereitet, gesammelt und dann ins IfP gebracht und dort finalisiert. 

Wie sieht die Studienberatung momentan aus? 

Für das Studienbüro nahmen mit näher rückendem Semesterstart auch die „Email-Flut“ im Studienbüro-Postfach und der Wunsch nach Telefonterminen zu. Die erste Welle erlebten wir im Zuge der unklaren Abgabefristen von Hausarbeiten, die zweite Welle betraf dann hauptsächlich die Semesterplanung. Uns erreichten viele Rückfragen zu Lehrveranstaltungen, Umsetzungen der digitalen Konzepte, Anforderungen und Prüfungen. Auch Fragen zu Abschlussarbeiten und mündlichen Abschlussprüfungen häuften sich, da nichts wie gewohnt stattfinden konnte. 

Besonderer Blick auf Erasmus-Outgoings und Erstis

Viele Emails erreichten uns auch von Erasmus-Outgoings, die zum großen Teil wieder aus ihren Gastländern abreisen mussten und deren Studienplan aufgrund dessen völlig durcheinander geriet. Auch abgesagte Praktika oder Nebenjobs stellten und stellen immer noch viele Studierende vor große Probleme. Hier war natürlich ein klares, zum Teil aber auch kreatives Handeln unsererseits gefragt. Niemandem sollte ein Nachteil entstehen, weil das Sommersemester nicht wie geplant durchgeführt werden kann. So standen wir bei allen genannten Anliegen gemeinsam mit den Studierenden in engem Kontakt mit anderen beteiligten Stellen, wie z.B. Erasmus-Koordinator*innen und dem Prüfungsamt. 

Besondere Beachtung schenkten wir natürlich den neuen Publizistik-Erstsemestern. Diese mussten ihr Studium ohne Erstiwoche, ohne Kennenlern-Aktivitäten seitens der JGU und der Fachschaften und ohne Präsenzkurse, in denen sie Kontakte knüpfen können, aufnehmen. Wir taten unser Bestes, den Studienanfänger*innen so viele Informationen wie möglich zukommen zu lassen, um den Start in der Publizistik trotz neuer Umgebung, wenigen Kontakten und ausgerechnet beginnend mit dem Methodenmodul dennoch gut zu meistern. 

Und wie erging es den Dozent*innen?

Für alle Mitarbeiter*innen des IfP begann mit der finalen Umstellung auf ein digitales Semester eine stressige Zeit, die zu Beginn vor allem von vielen Unklarheiten geprägt war. Dr. Jakobs als Leiterin des Studienbüros stand in Kontakt mit einer fachbereichsweiten Task Force, die die Grundlagen für ein digitales Semester entwickeln sollte, und kommunizierte regelmäßig Neuigkeiten an die Lehrenden des IfP. Noch einmal zur Erinnerung: Sicherheit bezüglich des Stattfindens der digitalen Lehre hatten wir Ende März – etwa vier Wochen später sollte das Semester starten. Unsere Kurskonzepte waren bis zu diesem Zeitpunkt vorwiegend auf Präsenzlehre ausgelegt. Dass man Vorlesungen verhältnismäßig einfach aufzeichnen und online zur Verfügung stellen kann, war schnell entschieden. Was aber wird aus den Seminaren, die ja von studentischen Beiträgen, teils Exkursionen und vor allem Diskussionen leben? Und wie können unter diesen Umständen Methodenkurse stattfinden? Große Fragezeichen. Die Mitarbeiter*innen des IfP sammelten Ideen und tauschten sich dann schnell äußerst produktiv untereinander aus. Es wurde diskutiert und konzipiert, immer mit Blick auf die neuesten Entwicklungen. 

Ruckelbild und Serverprobleme: Aller Anfang ist schwer

Ganz grundlegend mussten wir als Studienbüro aber für unsere Kolleg*innen klären, welche Plattformen und Tools wir für die digitale Lehre seitens der JGU überhaupt nutzen dürfen. Auch in Corona-Zeiten sollte der Datenschutz natürlich gewährt sein. Außerdem wurde schnell die Frage nach den Serverkapazitäten laut. Sie wissen, wovon ich spreche – mittlerweile haben sich Moodle, Panopto und Co. zwar stabilisiert, die ersten drei Wochen waren aber was die Zuverlässigkeit angeht doch eher abenteuerlich. Und auch die Frage, wie man Kursanforderungen wie die regelmäßige Teilnahme auf digitale Kursformate übertragen kann, ohne die Studierenden zu überfordern, bereitete uns einiges Kopfzerbrechen. Und so verging für uns kaum ein Tag, an dem das Studienbüro nicht unzählige Emails mit verschiedenen Task Forces, dem Dekanat, der Geschäftsführung des IfP und unseren Kolleg*innen austauschte oder sich in Video- oder Telefonkonferenzen beriet.

Neuland Fernlehre

Jede*r Lehrende versuchte, das schon bestehende Seminarkonzept innerhalb weniger Wochen möglichst ohne zu viele inhaltliche Verluste, aber eben trotzdem praktikabel für die Onlinelehre umzusetzen. Dass kaum jemand Erfahrungen mit solcher „Fernlehre“ hatte, erschwerte das natürlich. Einige Kolleg*innen holten Erfahrungen von Bekannten an anderen Universitäten ein, damit wir uns ein Bild von einigen schon praktizierten Umsetzungen machen konnten. Alle Lehrenden sind es gewohnt, im Seminarraum unmittelbares Feedback zu bekommen und wissen gerne, mit wem genau man eigentlich den Kurs verbringt – sprich, wir wollen den Namen auf der Teilnehmerliste auch Gesichter zuordnen können. Die meisten Lehrenden sahen allerdings von synchroner Lehre zu einem festen Zeitpunkt ab, wozu wir auch seitens der Hochschulleitung angehalten wurden. Erstens, um die Server nicht zu überlasten und zweitens die Studierenden nicht in die Bredouille zu bringen, dass sich Veranstaltungen überschneiden. Diese asynchrone Lehre erschwert aber natürlich den persönlichen Kontakt zu den Kursteilnehmer*innen. 

Hinzu kommen, wie auf Seiten der Studierenden auch, diverse private Schwierigkeiten: Arbeiten im Wohnzimmer aufgrund eines nicht vorhandenen Arbeitszimmers, fehlende Kinderbetreuung, Versorgung von und Sorge um Angehörige, selbstständige Partner*innen oder Angehörige in Kurzarbeit oder im schlimmsten Fall ohne Arbeit, eventuell gehört man selbst oder der Lebenspartner*in zusätzlich noch zur Risikogruppe. Und was den Arbeitsalltag angeht: Viele der Dozierenden am IfP schreiben an ihren Dissertationen oder betreuen Forschungsprojekte, viele machen beides. Natürlich kann auch dieser für uns sonst so normale Universitätsbetrieb nicht wie gewohnt ablaufen und belastet den Arbeitsalltag zusätzlich. 

Trotzdem haben wir den Eindruck, dass das IfP es gut gemeistert hat, innerhalb so kurzer Zeit und zum ersten Mal in seiner Geschichte ein vernünftiges digitales Lehrangebot auf die Beine zu stellen.

Quo vadis? 

Die aktuelle Herausforderung für das Studienbüro sind die Planung der Prüfungen in diesem Semester und bereits jetzt die Gedanken an das kommende Wintersemester. Wird es Präsenzlehre geben können? Wie werden große Klausuren stattfinden können? Wann werden die Lockerungen der Corona-Maßnahmen auch die Universität erreichen? 

Für das Studienbüro wird die Devise weiterhin heißen, aufkommende Fragen seitens der Studierenden und auch Kolleg*innen auf der Basis tagesaktueller Informationen zu beantworten. Es wird weiterhin vorkommen, dass unsere Aussagen oder Planungen von einem auf den anderen Tag durch neue Maßnahmen angepasst werden müssen. Uns wird in der Studienberatung momentan zum Glück viel Verständnis dafür entgegengebracht, dass manche Antworten länger als gewohnt auf sich warten lassen, weil wir uns selbst erst über gewisse Sachverhalte informieren müssen, bevor wir Antworten geben können. Wir stehen – wie alle anderen auch – vor der Herausforderung einer nicht vorhersehbaren zukünftigen Entwicklung. Wir werden weiterhin nach bestem Wissen und Gewissen kommunizieren und schnellstmöglich auf neue Maßnahmen reagieren. Konkrete Pläne kann momentan niemand am IfP machen. Aber wir bereiten uns (wie immer) bestmöglich, auch auf Grundlage der Erfahrungen des laufenden Semesters, auf eine Zukunft mit guten Arbeits- und Studienbedingungen am IfP vor – ob mit oder ohne Corona. 


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